Las nuevas tecnologías para el manejo de la información y su aplicación en la Administración pública

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN Y

SU APLICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLI­CA

Por José Ramón González Chávez

elaborado en 1992

En la actualidad, el uso de tecnologías avanzadas para el manejo de información implica para la administración pública un considerable mejoramiento técnico que le permite ejercer sus actividades con un mayor índice de eficiencia.

Las nuevas herramientas de tipo informático constituyen un invaluable apoyo teórico y práctico dentro de la mayor parte del proceso administrativo, incluyendo la comunicación, la formación, la capacitación y en general, todo lo que implica el Ma­nagement del quehacer público. No obstante,  cabe señalar que es sólo a partir de cierto grado de equipamiento y de cultura informática del personal usuario donde realmente se hacen sentir los beneficios reales que aportan en términos de productividad las nuevas tecnologías de la información que, aunque con lentitud, van ad­quiriendo cada vez mayor presencia en todas las formas de organización administrativa y en las distintas instancias de gobierno.

En efecto, para los organismos de la administración pública, ya sea centralizada, desconcentrada o paraestatal, se ha vuelto indispensable el uso de herramientas informáticas como las redes de información compartida, que permiten dinamizar el flujo y la transmisión de textos y datos, con objeto de hacer más ágil la toma de decisiones.

Hoy en día, sería casi suicida permitir que la comunicación interna y externa entre los diversos organismos del sector público se siga llevando a cabo a través de mecanismos tradicionales, de métodos manuales y montañas de papel que ha­cen en extremo difícil una intercomunicación eficiente y racional. Por una parte, en este momento el proceso administrativo en todas sus etapas exige una mayor y mejor comunicación, lo que sólo es posible realizar empleando la informática electrónica; por otra, nos encontramos ante la perspectiva de construir un espacio interadministrativo homogéneo dada la inminente firma del tratado trilateral de libre comercio.

La explotación de útiles informáticos modernos permitirá establecer un adecuado nivel de comunicación con las administraciones de los países con los que mantendremos relaciones cada vez más complicadas y estrechas, haciendo de lado las múltiples diferencias que existen entre ellas y la nuestra. Un ejemplo claro, lo tenemos en el servicio de mensajería de la administración pública, que de por sí en el ámbito interno es muy lento y difícil de llevar a cabo a través del sistema tradicional y prácticamente inoperante si pensamos en la prestación de este servicio a escala internacional, dada la gran extensión terri­torial que nos separa de nuestros dos vecinos norteamericanos.

Para ciertas áreas donde la información es considerada materia prima en el desarrollo de las actividades cotidianas, el uso de estas modernas tecnologías traen como consecuencia obligada cambios radicales en los métodos y en el desarrollo mismo del trabajo administrativo. Una red para compartir información une a las distintas unidades de gestión y/o decisión, creando algo así como metaunidades que pueden llegar a ser capaces de trascender estructuras jerárquicas y ciertas barreras burocráticas, convirtiéndose en verdaderos Think Tanks o “tanques de ideas”.

Asimismo, la explotación de este tipo de redes asociadas a sistemas multimedia, permite enriquecer y distribuir de manera más racional el conocimiento, y por lo mismo son susceptibles de convertirse en poderosas armas -por ejemplo- para la ca­pacitación y la formación continua de los servidores públicos, con lo que la administración pública estaría en condiciones reales de adaptarse al actual proceso de modernización, sirviendo al Estado con un óptimo nivel de eficiencia para el cumplimiento de sus fines.

Sin embargo, Hay que resaltar que si lo que se quiere es lograr un cambio profundo y exitoso en la estructura y funcionamiento de la administración pública, hay que pensar en vincular la modernización tecnológica a la reorganización de los procedimientos para su implementación, y sobre todo, en diseñar estrategias eficientes para lograr un cambio de actitud, una transformación cultural, tanto de la sociedad civil, como de los servidores públicos y las autoridades, meta prioritaria que en materia de servicio público establece el actual Plan Nacional de Desarrollo.

Uno de los grandes obstáculos a superar para poder implantar estas nuevas tecnologías y sobre todo, para comprender y asimilar la nueva cultura que la implanta­ción conlleva, es la formación del personal técnico y operativo -y aún el ejecutivo-, que en términos generales carece actualmente de conocimientos y experiencia en la materia. Indudablemente, comparada con las de otros países, nuestra planta de servidores públicos sufre un rezago que hasta el momento no ha podido -o tal vez querido- superar.

Otra grave dificultad consiste en la persistencia de fuertes barreras burocráticas para la asignación presupuestal de recursos destinados a la adquisición de equipos de punta. Debe pensarse en flexibilizar al máximo y en el corto plazo los procedimientos vigentes, por supuesto sin perder el control, para que este tipo de inversiones dejen de ser vistas, por un lado, como gastos dispendiosos, ignorando el alto costo-beneficio que trae consigo la utilización de estos nuevos instrumentos de trabajo y por otro, como un elemento de tensión organizacional, en virtud del supuesto desplazamiento de personal -sobre todo operativo- que conllevaría la informatización, siendo que al con­trario, propiciaría la reasignación de las funciones de estos recursos humanos para aumentar su productividad al eximirlos, por ejemplo, de infinidad de tareas repetitivas, con lo que sin duda se obtendría un considerable incremento de la productividad.

Estos y otros muchos problemas a los que se enfrenta la modernización administrativa en nuestro país nos mueven a reflexionar seriamente sobre la necesidad imperiosa de transformar los patrones de estructura, organización y funcionamiento del sector público, adaptándolos a las exigencias presentes y futuras que nos impo­ne la sociedad de nuestro tiempo. Solo así podremos participar dignamente dentro de la nueva dinámica global, en lo que a administración pública se refiere. Por esta razón, el tema tendrá que ocupar un espa­cio importante en las plataformas de los partidos políticos, de cara a los procesos electorales del año próximo.

Los nuevos sistemas para el manejo de in­formación tendrán que ir abarcando poco a poco cada una de las fases administrativas del sector público, desde la planeación hasta el reciclaje o feedback, en un proceso irreversible de mo­dernidad -como ya sucede en los países industrializados- pues de lo contrario, se correrá el grave riesgo de “perder el paso” en la veloz carrera de la modernización, más aun si se tiene en cuenta el aumento constante en la calidad y cantidad de los canales y flujos de información, que sin duda se mul­tiplicará geométricamente a partir de la puesta en marcha del Tratado Trila­teral de Libre Comer­cio con los Estados Unidos de América y Canadá.

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